Praxismenedzsment pénzügyi feladatai

A praxis életében talán a legfontosabb és egyben alapvető feladat, hogy egy átlátható, naprakész, pontos információkat tartalmazó pénzügyi kimutatást tudhasson magáénak. Ehhez arra van szükség, hogy ezen kimutatás folyamatos vezetésének dedikált felelőse legyen, aki első lépésként kialakítja a szükséges formátumot - ehhez célszerű szakember segítségét kérni, mert utólag sokkal nehezebb átalakítani - majd pedig valamennyi felmerülő bevételt és kiadást folyamatosan vezeti.
A velem együttműködő partnereknek nem győzöm az elejétől kezdve hangsúlyozni ennek fontosságát, és az elmúlt időszak csak még inkább megerősítette ezt a kijelentésemet. Azt gondolom a COVID szó elég sok dolgot átrendezett a világban és ezáltal az életünkben is, mindezek függvényében az eddigi gondolkodásmódunkon is változtatni kell a legtöbb területen, ha a vállalkozásunkat hosszú távon szeretnénk sikeresen működtetni. A pénzügyi terület mind közül kiemelkedő jelentőséggel bír, hiszen ez biztosítja a teljes praxis üzemeltetését, ezáltal a további területek működését és létjogosultságát is. Ha ez a rész megfelelően van kialakítva és kezelve, akkor egy olyan aduász van a vezető kezében, amely egyrészt kivételes kontrollt biztosít, másrészt komoly pénzügyi tervezést tesz lehetővé, legyen szó akár költségcsökkentésről, vagy pénzügyi tartalék képzéséről. A tartalékképzés kifejezés azt gondolom mindenképpen be kell kerüljön a praxisok fogalom gyűjteményébe a jövőben, annak érdekében, hogy az elmúlt időszakban tapasztalt nehéz időszakokat át tudják vészelni, és ezen időszakokat követően pedig fejlesztések pénzügyi alapjait meg tudják teremteni.

A praxisok jelentős részével az együttműködésem pénzügyi vonalon indul. Többségük azzal keres meg, hogy megnézzük egy adott időszak teljesítését, illetve teremtsük meg a jövőbeni, folyamatos kimutatás alapjait, amely prompt információt nyújt a vezetőnek bármely pillanatban egy fontos döntés meghozatalában. Együttműködésünk hajnalán egy egyszerű kérdést szoktam feltenni, melyet nevezhetünk a felmérés első pontjának. A kérdés pedig így hangzik: Szeretnék kérni két számot. Meg tudja-e mondani, hogy a múlt hónapban mekkora volt a postaköltség, illetve mennyit költöttek WC papírra? Gondolom mondanom sem kell, hogy az esetek 95%-ban nem szoktak tudni válaszolni, a fennmaradó 5%-ban megközelítő összeget kapok. De ez nem is meglepő, hiszen akkor mi a frászt keresnék ott, ha ezek az adatok pontosan meglennének. Nem akarok itt most közhelynek beillő riogatásokat irogatni, de az teljes bizonyossággal állíthatom, hogy a jövőben mindezen kimutatások és a hozzájuk kapcsolódó szervezetfejlesztések nélkül nem fog tudni egy praxis sikeresen és nyereségesen működni. Ha ezek az alapok nincsenek megteremtve, akkor sem a személyi, sem a tárgyi feltételeket nem fogja tudni egy praxis megteremteni és azt hatékonyan működtetni.
Látok hosszú évek alatt felépített, több székes praxisokat elsorvadni és megszűnni mindezek hiánya miatt. Nagyon egyszerűen azt szoktam mondani - főleg a hitetlen - a vezetőknek, hogy a jogszabályi előírások rengetegében is lehet egy praxist jól és főleg nyereségesen működtetni. Ezt lehet átgondoltan, szabályozottan és nyugodtan tenni, vagy lehet ámokfutás szerűen, amikor a fejetlenségből eredő problémákat próbáljuk megoldani, a hajón keletkező apró lékeket kell mindig foltozgatni. Nem szeretnék túl színpadiasnak tűnni, de ez valóban így zajlik. Viszont azt, hogy melyik utat választja egy - egy praxis, az csakis a vezetésen múlik. Még mindig látok erőből történő, egykezes irányításra való hajlamot, amit egyértelműen rossznak ítélek meg, és ez igaz a pénzügyek területén is. Természetes, hogy egy praxis vezetője viszolyog attól, hogy valakinek teljes betekintést adjon erre a részre, pedig enélkül nem mehet végbe egy használható, praxis működését támogató rendszer és folyamat kialakítása. Munkám során azt kell mondjam, hogy egy megbízással járó feladat halmaz 20- 25%-át az teszi ki, hogy elnyerjem a kellő bizalmat arra, hogy valóban minden adatot megkapjak. Egyetlen könnyítés segíti a munkámat - majd minden esetben - hogy többnyire ajánlás útján jutok egyik rendelőtől a másikig. Ez viszont nem egy életbiztosítás arra, hogy tőlem a praxis vezetők - adott esetben tulajdonosok - nagyon pontos adatot szeretnének látni, 0,1% - os hibahatárral. Ez a bili azért néha borul, amikor egy nagyobb időszakot felölelő, több hetes munkát követően kiderül, hogy pár adat még kimaradt, ami jelentősen borítja az eddig látott adatokat.

Ezért szoktam az elején nagyon világosan kommunikálni eme feladat jelentőségét, melyet senki nem vehet félvállról, vagy akkor a munkadíjam kidobott pénzként tekinthendő a hasznos elköltés helyett. Márpedig az ide kapcsolódó egyik mondásom is kifejezetten időtálló, találó és nagy megnyugvást szokott eredményezni: A kimutatás eredményeként a megbízási díjam többszörösét fogom megtalálni (sajnos ezt már mint elkótyavetyélt összeget), és a jövőbeni kimutatás eredményeként minden hónapban szintén többszörösét fogja megspórolni a praxis. Hiszem és vallom, hogy egy egészségügyi szolgáltatónak - természetesen a gyógyítás mellett - mind inkább meg kell tanulnia gazdálkodó szervezetként működnie mind a magánegészségügy, mind pedig az államilag finanszírozott területeken. Ha ezt a tényt egy vezető nem hajlandó elfogadni, sőt még erőből próbál küzdeni is ellene, akkor ez a hajó el fog süllyedni a sok apró léktől.
A felelős gazdálkodó szervezetként működő praxis egyik alapfeltétele, hogy megfelelő anyagi biztonságot és hátteret teremtsen mind a dolgozóknak, mind pedig a tulajdonosoknak. Ez csak akkor valósítható meg, ha egy alapjaiban jól felépített, szakmailag elkötelezett, képzett csapattal tud üzemelni egy praxis, ehhez viszont egy nagyon stabil pénzügyi hátteret kell biztosítani.

A kör bezárult, a bűvös szám a 22, melynek nem feltétlenül kell csapdának lennie, ha a vezetés kellő szakmaisággal közelíti meg ezt a kérdést, törekszik egy elhivatott kis csapat felépítésére és egy jól prosperáló praxis kialakítására. Ez a kezdetekkor befektetéssel jár, de sok éves tapasztalatom mondatja velem, hogy ez a helyes irány.